Congres organiseren
Wilt u een congres organiseren voor uw bedrijf? Dan is dit niet iets dat u zomaar doet. In het organiseren van een congres gaat veel tijd en geld zitten. Uw gasten hebben hoge verwachtingen en betalen geld voor het congres. Een goede voorbereiding is dan ook zeer belangrijk. Een succesvol congres levert namelijk een positieve bijdrage aan uw bedrijfsimago. Maar hoe organiseert u het perfecte congres? Wij geven u 10 tips.
Tip 1. Begin op tijd met de voorbereidingen
Begin op tijd. Dit klinkt logisch, maar toch gaat het op dit punt nog heel vaak mis.
Neem in ieder geval minimaal vier maanden de tijd voor het organiseren van uw congres. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk zes tot acht weken voor het congres. Bezoekers kunnen dan ruimte in hun agenda reserveren voor uw event.
Wilt u topsprekers uitnodigen? Dan is het meestal nodig om deze zo’n zes tot acht maanden van tevoren te boeken.
Bekende topsprekers
Bij Evenses kunt u diverse bekende Nederlanders inhuren als presentator en topspreker, zoals:
Tip 2. Zorg voor voldoende budget en capaciteit
Het organiseren van een congres is prijzig. U moet een locatie huren, techniek verzorgen, een gastspreker boeken, entertainment regelen en extra personeel inhuren. Breng dus goed in kaart wat uw wensen zijn voor het congres en zorg dat hier voldoende budget voor is.
Zorg er ook voor dat er voldoende capaciteit is bij de collega’s die meewerken aan de organisatie van het congres. Wanneer deze weinig tijd hebben, loopt u het risico dat ze zaken gaan afraffelen.
Tip 3. Boek een passende en inspirerende locatie voor uw congres
De derde tip is het boeken van een passende locatie. Deze moet niet alleen bij uw congres, maar ook bij uw doelgroep passen. Met een inspirerende locatie onderscheidt u zich van de concurrent en verrast u uw gasten. De belangrijkste factoren bij het kiezen van een locatie zijn een goede bereikbaarheid en voldoende parkeergelegenheid.
Tip 4. Houd uw gasten geboeid met een gevarieerd programma
De invulling van het programma maakt of kraakt uw congres. Stel dan ook een gevarieerd en boeiend programma op. Hiermee krijgt u gasten naar uw congres. Plan niet alleen lezingen in, maar biedt afwisseling. Biedt workshops aan op uw congres. Zorg voor nog meer vermaak door entertainer te laten optreden. Of laat een band, zoals een coverband of jazzband de achtergrondmuziek verzorgen.
Bekende Nederlander als dagvoorzitter
Een andere mooie toevoeging aan het congres is door een bekende Nederlander als dagvoorzitter in te huren. Wel is het dan van belang dat deze BN’er bij het congres, uw bedrijf en de gasten past.
Altijd iemand stand-by
Als u een band, entertainer of BN’er boekt bij Evenses, dan zorgen wij altijd voor een vervanger die stand-by staat. Het kan immers gebeuren dat de band, gastspreker of entertainer onverhoopt moet afzeggen wegens ziekte of iets anders. Dankzij onze stand-by bent u er zeker van dat het optreden toch doorgaat.
Workshops voor uw gasten
Evenses biedt diverse workshops aan voor uw congres, zoals een:
Chocolade workshop: laat uw gasten kennis maken met de herkomst en mystiek van chocolade.
Cocktail workshop: geef uw bezoekers de kans om zelf (alcoholvrije) cocktails te maken.
Sushi workshop: verras uw gasten met een sushi workshop, waarbij ze verschillende soorten sushi maken.
VR Experience: laat uw bezoekers kennismaken met het nieuwste op het gebied van virtual reality tijdens een VR Experience.
Tip 5. Zorg ervoor dat de techniek goed is geregeld
Als de boodschap van de gastspreker of presentator niet goed overkomt bij uw gasten, is uw congres gedoemd te mislukken. Controleer dan ook of alles op technisch gebied goed geregeld is. Test het geluid en het licht van tevoren. U voorkomt dan dat een spreker tijdens zijn verhaal wordt afgebroken, omdat de techniek faalt of er geen beamer aanwezig is.
Tip 6. Maak gebruik van social media voor de promotie
Gebruik social media voor de promotie van uw congres, zoals Facebook, Twitter en Instagram. Hier kunt u gratis of zeer voordelig al het nieuws rondom uw congres delen en bereikt u een groot deel van uw doelgroep.
Tip 7. Zorg voor een duidelijke taakverdeling
Spreek een duidelijke taakverdeling af met uw collega’s. Het is dan voor iedereen helder wie welke taak heeft. U voorkomt dan dat bepaalde zaken niet worden uitgevoerd, omdat de ene persoon dacht dat de ander het zou doen. Met een heldere taakverdeling verloopt uw congres soepel.
Tip 8. Voorkom een lange rij bij de entree
Een lange rij is geen goede start van uw congres. Voorkom dan ook dat uw gasten lang moet wachten en huur hostessen in, zodat het inchecken soepel verloopt. Een hostess kan uw gasten ook wegwijs maken op het congres zelf.
Tip 9. Maak altijd gebruik van een draaiboek
Het gebruiken van een draaiboek is een must. Maak hier dus altijd gebruik van. Doe dit ook als u het congres tot in de puntjes hebt voorbereid. Als er iemand ziek is of als er sprake is van een calamiteit, kunt u altijd terugvallen op het draaiboek.
Tip 10. Maak tijd voor een evaluatie
Ook na afloop van het congres bent u nog niet klaar. Maak tijd voor een evaluatie. Ga na wat er goed ging en wat beter kon. Neem deze punten mee als leermoment voor een volgend congres. Stuur ook bedankbrieven naar de gasten, de sprekers en de leveranciers. Door dit te doen, bouwt u een relatie met ze op.
