Tips voor het huren van entertainment
De zoektocht naar het juiste entertainment voor jouw gelegenheid kan erg leuk zijn, maar soms is dit lastig. Want waar moet je bijvoorbeeld op letten om de juiste keuzes te maken? Wij helpen al jarenlang bruidsparen, bedrijven, particulieren en evenementen organisatoren met het vinden van het juiste entertainment. Hier vind je onze beste tips en adviezen die we graag met je delen:
#1 Bespreek je wensen en voorkeuren
Bedenk van tevoren duidelijk wat je wel én niet wilt. Denk hierbij niet alleen aan jullie eigen voorkeuren, maar houd rekening met je gasten. Denk ook na over een goed en logisch verloop van het feest. Als je dit van tevoren doorgeeft en bespreekt met ons, dan kunnen wij ons hierop voorbereiden. Dit zal uiteindelijk leiden tot een leuker feest voor jullie, het entertainment en jullie gasten. Uiteraard kunnen we je altijd adviseren als je hierover vragen hebt.
#2 Zorg voor een back-up
Het kan altijd gebeuren dat het entertainment door ziekte of overmacht niet meer in staat is om naar jullie feest te komen. Zorg er voor dat er in dit geval een gelijkwaardige vervangende optie beschikbaar is die snel inzetbaar is. Veel bands, dj’s en boekingskantoren bieden deze optie niet. Als bureau hebben wij een zeer groot netwerk van entertainers, hierdoor hebben we altijd een vervangende optie beschikbaar. Ook als het last-minute is. Ze kunnen we altijd een succesvolle doorgang van jullie feest garanderen.
#3 Zorg voor een compleet plaatje
Om een goed optreden te verzorgen is er meer nodig dan enkel het entertainment. Denk aan vervoer, op- en afbouw, techniek, de juiste mensen en bijvoorbeeld instrumenten. Zorg er voor dat je dit van tevoren bespreekt zodat je een werkende opstelling hebt tijdens het feest. Wij zorgen er altijd voor dat alle benodigdheden standaard inbegrepen zijn. Je kan zelfs bij Evenses een compleet exclusive of compleet premium pakket nemen.
#4 Ga niet voor de goedkoopste optie
Boek niet zomaar entertainment en baseer je keuze niet enkel op prijs. Een persoonlijke klik, iemand met ervaring en een representatief en betrouwbaar persoon zijn van grote invloed op het totaal plaatje. Zorg er dus voor dat je entertainment ergens boekt waar je dit met een goed gevoel kan doen. Mensen die voor bodemprijzen werken moeten altijd inleveren op apparatuur, oefentijd, voorbereidingstijd maar bijvoorbeeld ook verzekeringen. Want wat gebeurd er als jullie entertainment per ongeluk iets kostbaars kapot maakt? Wij zijn hier voor verzekerd. Met al onze acts werken wij al jaren samen en deze zijn persoonlijk door ons geselecteerd. Ook nemen zowel wij altijd van tevoren contact met jullie op om kennis te maken en jullie wensen en voorkeuren te bespreken. Zo zorgen we er voor dat het juiste entertainment op het juiste feest komt.
#5 Maak duidelijke prijsafspraken
De uiteindelijke prijs van een optreden is afhankelijk van (een aantal van) deze factoren:
- Aantal uren
- Reistijd en reiskosten
- Benodigde licht- geluid en DJ apparatuur
- Benodigde opbouw tijd
- Wachtgeld
Veel partijen rekenen alles apart, soms zelf op nacalculatie. Dit kan tot onaangename verrassingen leiden. Zorg er dus voor dan dit van tevoren duidelijk is afgesproken. Wij werken altijd met een alles-inclusief prijs, zodat er geen verrassingen zijn over de prijs.
#6 Overleg met locatie
Bespreek van tevoren met de locatie dat er entertainment wordt ingehuurd. Dit is met name voor acts met veel apparatuur belangrijk; zoals bands en dj’s. Hiermee voorkom je vervelende situaties op de dag zelf. Bespreek de volgende zaken:
- Is de locatie goed bereikbaar om in- en uit te laden?
- Is jullie feest niet op de begane grond? Bespreek dan hoe de apparatuur op de juiste plek komt. Vaak zijn er goederenliften. Moet de apparatuur enkele trappen op? Of is het lastig bereikbaar? Geef dit dan van tevoren aan: wij zullen hiermee rekening houden met onze planning.
- Is er een geluidslimiet? Bespreek het gewenste geluidsniveau met zowel de locatie als met ons.
- Wanneer kan er worden opgebouwd? Soms moeten zalen worden omgebouwd en kan het entertainment niet opbouwen. Wel zo handig om van tevoren te bepalen wanneer de opbouw goed uitkomt.
#7 Tijdig boeken
Wacht niet op het laatste moment met het boeken van een entertainment. Helemaal in de populaire maanden (mei, juni, augustus, september, december) zijn veel opties vaak al volgeboekt. Tijdig boeken is vaak voordeliger en zorgt er voor dat je de act van jullie voorkeuren hebt.
#8 Stukjes en speeches
Willen je gasten stukjes doen, of willen jullie zelf iets doen? Is er een belangrijke speech? Plan dit van tevoren in. Ons advies is om dit VOOR aanvang van het ‘dans’gedeelte te doen. We hebben vaak meegemaakt dat een feest lekker op gang is en dat dit dan wordt onderbroken voor een stukje dat net iets te lang duurt. Het is dan erg moeilijk om de sfeer weer terug te krijgen.
#9 Leuke extra’s
De mogelijkheden bij het huren van entertainment zijn eindeloos Afhankelijk van jullie wensen en budget zijn er vele leuke extra opties mogelijk. Enkele suggesties:
- Fotohokje. Hiermee kunnen je gasten op de foto en hebben ze een leuke, tastbare herinnering aan de avond.
- Een verlichte dansvloer. Zorgt voor veel uitstraling en werkt als een magneet om de mensen snel op de dansvloer te krijgen
- Videogastenboek. Uw gasten laten hiermee een persoonlijke video boodschap achter welke u digitaal krijgt.
- Typetje. Een typetje breekt vaak het ijs en is leuk als ontvangst of als grappige act tijdens het feest
#10 Wees ontspannen en geniet
Probeer niet alles van minuut tot minuut van tevoren vast te leggen en blijf pragmatisch. Vertrouw op de ervaring van onze entertainers en onze ervaring en zorg er voor dat je op een prettige wijze de boeking voorbereid. Probeer niet alles te regisseren maar geniet vooral van jullie feest.
Mocht je ons aanbod willen bekijken, dan kun je dat hieronder vinden of gebruik het zoekmenu op onze site. Heb je verder nog vragen of wil je meer informatie over het huren van entertainment? Neem dan gerust contact met ons op.
Dit kan via:
info@evenses.com
Telefoon Nederland: 020-2600044
Telefoon België: 02-8084961
Tijdens kantooruren kun je ook met ons chatten via de website
